【One Note】頼まれた仕事をうっかり忘れる人は必見!簡単タスク管理ツールが便利すぎるので紹介

『これお願いできる~?』『は~い』

社会人なら良くするこの会話、これってついつい忘れちゃいますよね

現在とある企業で多忙な日々を送る筆者が最高に便利なツールを見つけたので紹介します

その名も【One Note】です

みなさんお馴染みのWordやExcelなどがあるofficeシリーズになります

今回はこのOne Noteを筆者がどのように活用しているか、コツについて紹介していきます

目次

One Noteの使い方

基本は好きな場所に入力できる自由帳のようなソフト

One Noteの特徴は好きな場所に好きな内容を入力できることです

WordやExcelは入力する”行”や”マス”の縛りがありますがOneNoteにはありません

ページ(項目)も自由に増やすことができるので、まさに自由帳です

OneNoteの編集画面

『この辺全部自由だよ』には好きな場所をクリックすればそこに書き込みができます

おすすめの使い方『タスク管理』

実際に筆者が使用している方法を紹介します

下の画像がイメージです、作成手順の後にもう一度載せますので参照してください

OneNoteでタスク管理

タスク管理の活用方法をSTEPで見ていきましょう!

STEP
ページで”いつやる仕事”か分ける

ページに『今日のお仕事』『今週中にやる』『今年度の担当』のように大きな区分けを作っていきます

基本は『今日のお仕事』をいじっていくイメージです、ちょっと何かを頼まれたらここに書き込みます

『今日のお仕事』ページを開けば場所は自由に決められるので見やすい配置にタスクを打ち込みましょう

STEP
タスクにチェックボックスをつくる

👆このマークの場所にチェックボックスを追加するボタンがあります

自分の作成したタスクを選択して1クリックでチェックボックスを付け加えることができます

STEP
自分のターン、相手のターンで分けると便利

紙でタスク管理をする時との大きな違いはここにあります

チェックボックスを活用してタスクの状態を分かりやすくしましょう

  • 自分が取り組まなければいけない時は空ボックス
  • 相手待ちの時はチェックを入れる

[例]

上司に書類を頼まれる⇒タスク作成 チェックボックスは空

上司に書類を提出し、上司の承認待ち⇒チェックボックスにチェック

上司から修正を頼まれる⇒チェックボックスを空にする

修正して提出⇒チェックボックスにチェックして上司の返答を待つ

STEP
タスクの削除

その仕事のやりとりが全て終わったら削除します、これでタスク終了です!

OneNoteでタスク管理
ぐっさん

私は常にタスクは15くらいありますが
チェックが無い項目を進めればいいので見やすいですよ
『あっ、やってなかった汗』
が無くなり信用アップです!

紙でタスク管理していた時との違い

筆者は以前、紙でタスク管理をしていました

頼まれた事をデスク脇の紙に書いて、終わったら線を引いて消してを繰り返す日々・・・

しかしコレには弱点が!

仕事のやりとりって必ずしも1回では終わらないんですね

ぐっ妻

〈上司役〉ぐっさん!オホンッ
これだけど、もう一度打ち合わせしよう!
もっと良い案件にできるかもしれん!オホンッ

ぐっさん

えぇ!
終わったと思ったのに~
良い案件にしても給料変わらないじゃん!

完全に個人の愚痴が入ってしまいましたが、こういう事ってよくありますよね

このケースで紙だと一度消したのに書き直しが必要になることが課題でした、課題というか面倒くさかったです

そして頼まれ事を受けた時、[紙に書く]より[PCに入力]の方が圧倒的に早いです

その点OneNoteではチェックボックスのチェック有無で判断できて、タスクバーにピン止めしておけば確認も楽ちん!

まだ日本では浸透し切っていないツールだと思うので活用して周りと差を付けましょう!

まとめ

仕事を進める上で『信用』は非常に大切です

その信用を勝ち取るには“相手のお願いごとを忘れずにこなすこと!”コレです

今回紹介したOneNoteはとても便利なので会社のPCで使用可能か確認して、もしあれば是非試してみてください!

本当に便利なツールで、仕事忘れがなくなり達成感が向上しますよ

そんな私は仕事から逃げたくてこんな記事も書いていますので、気休めに読んで貰えると嬉しいです

この記事がみなさんの社会人生活の手助けになれば嬉しいです

ぐっさん

最後まで読んでいただきありがとうございました!

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この記事を書いた人

子育てと資産形成の両立を目指すサラリーマン
ストレスフリーな理想生活を夢見て
家のローンや奨学金返済、そして新幹線通勤と
多くの障害物に全力でぶつかっていく
リアルな一般社会人のブログ

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